¿Cómo ser productivo en el trabajo? Esa es la gran duda que nos asalta a todos, sin importar si trabajamos por nuestra cuenta o somos asalariados, porque queremos saber cómo podemos aprovechar mejor nuestro tiempo durante la jornada laboral, ser capaces de sacar adelante todas las tareas pendientes sin que esto suponga un exceso de estrés.
Vamos a ver una serie de consejos que te ayudarán a estimular tu productividad, pero antes abordamos una definición de productividad, porque es importante que nos quede claro qué es exactamente lo que estamos buscando.
¿Qué es la productividad en el trabajo?
La productividad es la eficiencia con la que utilizamos los recursos que tenemos disponibles para lograr nuestros objetivos laborales. Recursos que pueden ser tanto tangibles (por ejemplo, un ordenador) como intangibles (el ejemplo más común es el tiempo).
Es frecuente asociar productividad con la mejora y la eficiencia del rendimiento laboral, pero lo cierto es que no debemos centrarnos solo en estos parámetros, porque este concepto engloba todo aquello que nos puede llevar a producir más y con mejores resultados, con el menor consumo posible de recursos.
Cómo ser productivo en el trabajo: obstáculos y soluciones
Con frecuencia, la falta de productividad se debe a que no somos capaces de detectar aquellos factores que reducen nuestra capacidad de hacer cosas. Pero si somos conscientes de la existencia de esos obstáculos, entonces podemos tomar medidas efectivas.
Falta de planificación y organización
La acumulación de tareas y la incapacidad para establecer prioridades entre ellas son grandes enemigas de la productividad.
Cuando una persona tiene mucho trabajo y no sabe cómo abordarlo, acaba perdiendo un tiempo muy valioso realizando tareas que quizá no sean prioritarias, y al final se encontrará con que tiene que abordar tareas importantes cuando ya está muy cansada o se ha quedado sin tiempo, lo que hace que se disparen los niveles de estrés y ansiedad.
La solución pasa por aprender a identificar prioridades. Para ello, podemos usar la matriz de Eisenhower, que nos facilita la agrupación de tareas en:
- Importantes y urgentes.
- Importantes no urgentes.
- No importantes pero urgentes.
- Ni importantes ni urgentes.
Clasificar las tareas con base en esta matriz ayuda a establecer prioridades y a diseñar después un cronograma de actuación.
Dedicar un poco de tiempo al comienzo de la semana, o incluso al inicio de la jornada, a organizar las tareas pendientes da como resultado un notable incremento de la productividad, porque así sabes lo que tienes que hacer en cada momento y puedes poner toda tu atención en cada tarea.
En caso de que esto no te resulte del todo efectivo, es posible que estés pasando por un episodio de sobrecarga de trabajo. Si es así, lo mejor es que pidas ayuda y delegues algunas responsabilidades.
Multitarea excesiva
Cada vez son más los estudios que demuestran que la multitarea es una gran enemiga de la productividad, porque cuando hacemos muchas cosas a la vez no estamos centrados al 100 % en ninguna tarea. Esto da lugar a errores que provocan que tengamos que dedicar un tiempo extra a solucionarlos.
Si sabemos que intentar hacer varias cosas al mismo tiempo disminuye la calidad del trabajo, y hace que cada tarea se prorrogue más de lo realmente necesario, la solución pasa por adoptar un enfoque centrado en una tarea a la vez. Así se mantiene la concentración en una sola cosa y se consigue acabar las tareas más rápido y con mejores resultados.
Si ya hemos pasado por la fase de priorizar las tareas y establecer un cronograma de trabajo, centrar la concentración totalmente en una sola cosa nos ayudará a mejorar la calidad del resultado.
Interrupciones frecuentes
Cuando se trata de cómo ser productivo en el trabajo, no debemos perder de vista a los “ladrones de tiempo”. Son esos factores que interrumpen nuestra concentración y hacen que nos desconectemos durante varios minutos de la tarea que estábamos abordando. Las interrupciones pueden llegar en forma de compañeros que te hablan, llamadas de teléfono, correos electrónicos, etc.
La solución pasa por crear bloques de trabajo de concentración intensa, minimizando las distracciones durante los mismos. Por ejemplo, cerrando el correo electrónico, poniendo el móvil en modo avión y pidiéndole a los compañeros que intenten no interrumpirte durante un tiempo determinado.
Falta de habilidades o conocimientos
Cuando empiezas a realizar una tarea eres mucho menos productivo que cuando ya llevas un tiempo haciéndola. Esto se debe a la experiencia.
Si notas que no avanzas en tu trabajo porque te faltan conocimientos o práctica, tienes que hallar una solución. Identifica aquellas áreas en las que necesitas mejorar y busca opciones para reducir tus puntos débiles.
Además, no dudes en pedir ayuda a tus compañeros o jefes si ves que es necesario. Es mejor reconocer que no sabes hacer algo, antes que hacer mal una tarea y tener que afrontar las consecuencias de haberte equivocado.
Ambiente de trabajo poco productivo
Aunque no seas consciente de ello, estar en un entorno laboral ruidoso, desorganizado, e incluso sucio, es desmotivador, lo cual acaba afectando a tu capacidad de concentrarte y de trabajar de forma eficiente.
La solución pasa por desarrollar tus tareas en un lugar con un buen ambiente de trabajo. Si trabajas por tu cuenta, puedes encontrar el espacio idóneo en nuestro coworking. Si trabajas en una empresa, necesitarás que el equipo directivo se ponga de tu parte para hacer algunas mejoras, como optimizar la disposición del espacio de trabajo o establecer unas normas de conducta. Puedes empezar por exponer tu caso y mandar una sugerencia a la dirección, para ver si esta tiene voluntad de implementar cambios.
No hay ningún secreto cuando se trata de cómo ser productivo en el trabajo. La fórmula es tan sencilla como tener la capacidad y la habilidad necesaria para afrontar las tareas, organizarse bien, concentrarse y, por supuesto, trabajar en un ambiente lo más agradable posible. En esto último, podemos ayudarte. Contacta con nosotros si deseas conocer más sobre nuestros espacios de trabajo compartidos.