Cualquier persona a cargo de la dirección de una empresa tiene claro que la imagen es importante. Aunque se trabaje bien o se cuente con un producto o servicio excepcional, todo esto es insuficiente si no se cuenta con una imagen capaz de convencer al cliente. Esto incluye el marketing, los logos… Pero también los espacios de trabajo: ¿qué debe tener una sala de reuniones para sorprender y convencer a los clientes?
Las salas de reuniones son el espacio en el que los clientes conocen y ponen ‘cara’ por primera vez a una empresa. Por eso, cuidar hasta el más mínimo detalle de estos espacios es esencial. Como se sabe la primera impresión es lo que cuenta, y una sala de reuniones descuidada, anticuada o sin todos los elementos necesarios puede suponer una pérdida de confianza por parte del usuario.
¿Qué elementos se deben incluir sí o sí? ¿Cómo mejorar un espacio anticuado? ¿Qué tips tener en cuenta para mejorar la experiencia del cliente? Estas son algunas de las principales preguntas que se deben plantear a la hora de revisar estos espacios tan esenciales de las oficinas. ¡Descubre nuestras salas de reuniones en Madrid! Son un ejemplo cuidado de cómo dejar satisfechos a los clientes.
¿Cómo causar una buena impresión?
Sorprender y agradar desde el primer momento debe ser un objetivo importante en cualquier reunión con un cliente, posible socio o proveedor.
Pequeños y simples detalles pueden ayudar a ello. En primer lugar, dispondremos de todo lo necesario que se pueda utilizar durante el encuentro: ordenador, documentación, vasos de agua, café, bolígrafos y papel…
Esto evitará situaciones incómodas como tener que salir de la sala para coger papel, o acercarse a la impresora a por un documento que ya debería estar sobre la mesa.
Además, se deben incluir algunos extras. Si el cliente debe ver algo en el ordenador, siempre será más cómodo si este está conectado a una gran pantalla o a un proyector. Tampoco es mala idea llevar preparado un guión claro sobre lo que se va a comunicar.
Otra cosa que causa buena impresión es la utilización de las imágenes corporativas de la empresa. Por eso, es conveniente preparar la documentación en una carpetilla con el logo para ofrecer al cliente desde el primer momento y un bolígrafo promocional de la marca.
Todo ello está pensado para incrementar la sensación de que se está sentado ante una empresa fuerte, profesional y preparada, además de dinámica y adaptada que cuida en todo momento su imagen y la comodidad de sus clientes.
Elementos imprescindibles que debe tener una sala de reuniones
Más allá de estos detalles extra, que harán marcar la diferencia, hay una serie de elementos imprescindibles que toda sala de reuniones que se precie debe cumplir.
Una buena ubicación
A veces, por la distribución del espacio, es imposible que la sala de reuniones esté bien ubicada. Pero si no es el caso ha de optarse por espacios cercanos a la puerta de entrada, con buena visibilidad y amplios ventanales que dejan entrar luz natural
El detalle de la localización es importante: el hecho de que el cliente no tenga que pasar por medio de todas las mesas de los trabajadores, la cocina, los baños o espacios similares hará que su experiencia sea mucho más agradable. Además, facilita el hecho de que no haya que tener toda la oficina impoluta para los ojos del visitante.
Mobiliario ergonómico
La comodidad es imprescindible. Esto obliga a equipar las oficinas con sillas y mesas nuevas y que luzcan en sintonía con la línea estética del espacio.
Adquirir sillas ergonómicas en las que se pueda pasar un largo rato sin necesidad de cambiar de postura o levantarse es, por tanto, una buena opción.
Lo mismo ocurre con las mesas. Las salas de reuniones son espacios de trabajo, por eso la mesa debe guardar un equilibrio entre estética, comodidad y buena experiencia de uso.
La pizarra
No hemos olvidado la pizarra. La incluimos en este apartado porque no se trata de un elemento extra que eleva la calidad del espacio, sino de un indispensable para trabajar en cada una de las reuniones con trabajadores, proveedores, socios o clientes.
Esto no solo eleva la sensación de profesionalidad que se lleva el cliente, sino que permite que todo lo hablado y trabajado durante la reunión quede mucho más claro y explícito.
Además, de manera adicional funciona como pantalla en la que disfrutar de las imágenes lanzadas por el proyector.
Características de una sala de reuniones moderna
Si todo lo anterior son elementos imprescindibles y extras que incluir en una sala de reuniones tradicional, hay una serie de elementos que permiten dar un paso más y evolucionar el espacio a pleno siglo 21.
Las empresas más modernas y comprometidas con el trato al cliente cuentan con la inversión de recursos para la adaptación continua de sus espacios para crear salas de reuniones modernas.
La pizarra digital
Los espacios más avanzados cuentan con pizarras digitales al igual que en los colegios, ya que estás permiten una optimización todavía mayor del espacio de trabajo y fusiona lo digital con lo analógico.
Esto no solo eleva la sensación de profesionalidad que se lleva el cliente, sino que permite que todo lo hablado y trabajado durante la reunión quede mucho más claro y explícito.
Conexión Wi-Fi
Aunque parezca obvio, muchas empresas no tienen una gran conexión Wi-Fi en la zona de su sala de reuniones.
Esto se puede solucionar con la colocación de un router Wi-Fi en la sala o el uso de extensores de calidad de la señal.
Un detalle que se valora mucho es ofrecer la contraseña al cliente en cuanto entre para que pueda utilizar sus dispositivos tecnológicos.
La customer experience
Por último, pero, no menos importante tenemos que destacar la atención al cliente. Aunque puede parecer algo obvio, es un primer contacto con los clientes que hará que nuestro espacio cause una buena impresión.
Contar con un hall o una zona de recepción de visitas mientras el cliente espera, en la que podamos ofrecerle agua, té, café o cualquier otra bebida e incluso desayuno será un detalle que marque la diferencia.
Basta con buscar opciones de alquiler de salas de reuniones. Se trata de espacios que están totalmente pensados para el uso de las empresas. Alquileres por horas días semanas o meses permiten que los empresarios se reúnan con sus clientes en espacios completamente únicos y renovados que les ayuden a dar una imagen seria profesional moderna y a la altura de lo esperado por los clientes.
