Los avances sociales y digitales han llevado a la aparición de importantes cambios en la forma de trabajar durante los últimos años. Por eso, para las empresas y profesionales que desean adaptarse a los nuevos tiempos es importante tener claro qué es hot desk.
Qué es el hot desk y cómo funciona
En la forma de trabajar tradicional, cada miembro de la plantilla tiene un sitio fijo que ocupa cada día. Es decir, que siempre trabaja desde el mismo escritorio.
El hot desking es una nueva forma de organizar el espacio de trabajo en las oficinas, que implica que los trabajadores pueden ubicarse para hacer su trabajo en el lugar que estimen más adecuado.
Este sistema busca optimizar los espacios de trabajo, permitiendo que los trabajadores compartan los escritorios en función de su disponibilidad. Esto da lugar a un ambiente de trabajo más flexible y colaborativo.
Cuando se opta por trabajar en coworking también es posible recurrir al hot desking. Los usuarios pueden elegir el escritorio que mejor les parezca, e incluso hacer la reserva de uno concreto con antelación a su visita.
Ventajas del hot desking en las oficinas modernas
Que este sistema se esté haciendo tan popular se debe a que de él se derivan beneficios como los siguientes:
- Mayor flexibilidad del espacio de trabajo, que se adapta mejor a las necesidades de cada momento.
- Facilidad a la hora de optimizar el espacio, consiguiendo un interesante ahorro para las empresas.
- Fomento de la colaboración entre todos los miembros de la plantilla.
- Atracción y retención del talento, porque esta forma de trabajar encaja mejor con los valores de los más jóvenes.
- Reducción de los costes asociados al mantenimiento de la oficina y los equipos informáticos, ya que la organización puede funcionar con menos puestos físicos para trabajar.
- Mayor eficiencia, al eliminar los desplazamientos innecesarios dentro de la oficina.
- Se adapta bien a nuevas formas de trabajo como los horarios flexibles o el teletrabajo.
Desafíos comunes del hot desking en las oficinas modernas
Aunque esta fórmula tiene muchas ventajas, también presenta algunos desafíos que es importante conocer para poder tratarlos de manera eficaz.
Uno de los más importantes es que los empleados que no tienen un escritorio fijo no lo pueden personalizar. No pueden “hacer suyo” ese espacio y eso puede afectar a su sentido de pertenencia y motivación.
Por otro lado, las oficinas que aplican esta forma de trabajar suelen ser algo más ruidosas y contar con más distracciones, lo que puede afectar a la capacidad de concentración de quienes necesitan de un espacio tranquilo para poder hacer su trabajo.
Además, si no se organiza bien, el hot desk puede acabar dando lugar a un ambiente de trabajo desorganizado en el que cables, papeles y todo tipo de objetos personales están esparcidos por los escritorios.
Cómo implementar el hot desk en tu empresa
Antes de empezar a hacer cambios es importante llevar a cabo un análisis exhaustivo del espacio actual: número de personas que trabajan allí, espacio disponible, distribución actual, tareas que se realizan, etc.
Después, hay que informar a los empleados sobre los cambios que se van a realizar y los beneficios que se espera obtener con ellos.
En lugar de cambiarlo todo de un día para otro, se puede hacer una prueba piloto en una área pequeña de la oficina. Esto permite evaluar posibles problemas y medir la satisfacción de los empleados. Si todo va bien, entonces es momento de expandir este nuevo sistema a todo el espacio de trabajo.
Para llevar a cabo una implementación exitosa es necesario tener en cuenta estos factores:
- El mobiliario debe ser flexible. Fácil de mover y de adaptar a diferentes condiciones. Por ejemplo, sillas ergonómicas y mesas regulables en altura.
- Dentro del espacio de trabajo debe haber áreas diferenciadas: salas de reuniones, zonas de colaboración y cabinas individuales, entre otras.
- La tecnología puede ayudar a gestionar los espacios, permitiendo a los empleados reservar un escritorio con antelación para poder trabajar cómodamente junto a sus compañeros.
- Debe haber suficiente espacio de almacenamiento a disposición de los empleados para que los objetos personales no acaben por toda la oficina.
- Hay que informar sobre las normas de uso de los diferentes espacios de trabajo.
Diferencias entre el hot desk y otros modelos de oficina
No existe un modelo de oficina que sea totalmente perfecto, cada uno se ajusta mejor a unas condiciones de trabajo. Por eso, es importante conocer qué ofrecen otras alternativas y qué las diferencia del hot desking.
Hot desk vs. oficinas tradicionales
En las oficinas tradicionales cada empleado tiene un escritorio fijo asignado, que es justo lo contrario de lo que promueve el hot desking. Esto hace que el espacio de trabajo no sea tan flexible y que la colaboración e interacción estén más limitadas.
Hot desk vs. coworking
Comparten muchos rasgos en común, pero hay diferencias. Una de las más importantes es que el hot desk se suele implementar dentro de una misma empresa, mientras que el coworking es un espacio de trabajo compartido entre diferentes empresas y profesionales.
Hot desk vs. oficinas abiertas
Las oficinas abiertas también son espacios de trabajo compartidos, pero dentro de ellas cada empleado tiene un escritorio asignado.
Teniendo claro qué es el hot desk y los beneficios que se derivan de él, te resultará más sencillo determinar si esta es la mejor forma de organizar tu oficina. Si en tu caso prefieres un coworking, contacta con nosotros para conocer nuestras instalaciones.